Betriebskostenabrechnung 2025. Was am 31. Dezember wirklich verloren geht

Am 31. Dezember 2026 verfällt Ihre Nachforderung für das Jahr 2025. Nicht die Abrechnungspflicht. Nur das Geld.

Die Betriebskostenabrechnung über das Kalenderjahr 2025 muss dem Mieter bis zu diesem Tag zugegangen sein. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Der Hinweis auf einen säumigen Dienstleister reicht dafür nicht.

In vielen Verwaltungen liegt Ende November noch mindestens eine Rechnung offen. Der Heizkostendienst, der Wasserversorger, die Grundsteuer. Wer dann abwartet, verliert am 1. Januar mehr als die Nachzahlung.

Für die Abrechnung 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026

Der Wortlaut ist kurz. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist die Abrechnung „dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen".

Für das Kalenderjahr 2025 endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025. Zwölf Monate später ist der 31. Dezember 2026.

Hier ist der Punkt. Viele Vorlagen bilden ihn falsch ab. Die Gesetzesbegründung ist an dieser Stelle eindeutig. Zur Fristwahrung genügt „nicht die rechtzeitige Absendung der Abrechnung". Sie muss dem Mieter „noch innerhalb der Frist zugegangen sein".

Ein Poststempel vom 31. Dezember hilft also nicht, wenn der Brief am 2. Januar im Kasten liegt. Wer die Nachforderung durchsetzen will, muss den Zugang belegen können. Das ist eine Frage der Versandart, nicht des Kalenders.

Was nach dem Stichtag passiert, steht in Satz 3. „Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten."

Eine zweite Frist läuft parallel. Sie gehört dem Mieter. Einwendungen gegen die Abrechnung kann er zwölf Monate lang erheben. Diese Frist startet aber nicht am Jahresende. Sie startet mit dem Zugang der Abrechnung. Wer kurz vor Weihnachten 2026 zustellt, bekommt Rückfragen bis Ende Dezember 2027.

Eine Abgrenzung gehört dazu, weil viele Verwaltungen beides betreuen. Diese Zwölfmonatsfrist steht im Mietrecht. Für die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft nennt § 28 WEG keine vergleichbare Ausschlussfrist.

Die verspätete Rechnung Ihres Dienstleisters entschuldigt nicht von allein

Die gute Nachricht steht in der Gesetzesbegründung. Der Gesetzgeber hatte genau diesen Fall vor Augen. In der Bundestags-Drucksache 14/4553 heißt es, nicht zu vertretende Verspätungen könnten „ihre Ursache zum Beispiel darin haben, dass Versorgungsunternehmen ihre Abrechnungen erst lange nach Ablauf der Abrechnungsperiode erstellt haben, so dass die Frist nicht mehr eingehalten werden kann".

Dazu kommt eine Entlastung aus dem Gesetz selbst. Nach § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB ist der Vermieter „zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet". Die Begründung ergänzt, das gelte auch dann, „wenn schon einige Einzelabrechnungen rechtzeitig vorliegen". Sie müssen also nicht zweimal abrechnen.

Jetzt die Einschränkung. Der Bundesgerichtshof hat am 25. Januar 2017 unter dem Aktenzeichen VIII ZR 249/15 entschieden, dass man sich diese Entlastung erarbeiten muss. Der Vermieter hat „konkret darzulegen, welche Bemühungen er unternommen hat, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen". Ein Satz über die späte Rechnung des Dienstleisters trägt das nicht.

Der Fall dahinter betrifft jede vermietete Eigentumswohnung. Der Vermieter hat nach dem Leitsatz „grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB abzurechnen", wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Ein solcher Beschluss ist „keine (ungeschriebene) Voraussetzung".

Die Entscheidung erging zur WEG-Fassung vor der Reform von 2020. Am Zeitproblem ändert das nichts. Auch nach § 28 Abs. 2 WEG entstehen Jahresabrechnung und Eigentümerbeschluss erst nach Ablauf des Kalenderjahres.

Ein Leitsatz schneidet in beide Richtungen. Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist „als solcher nicht Erfüllungsgehilfe" des Wohnungseigentümers nach § 278 BGB. Sein Verschulden wird Ihnen grundsätzlich nicht zugerechnet. Ihr eigenes Versäumnis schon.

Die Gerichte halten es für zumutbar, den Verwalter rechtzeitig vor Fristablauf zur Vorlage der Jahresabrechnung aufzufordern und „erforderlichenfalls gerichtlich gegen ihn vorzugehen". So hat es das Berufungsgericht formuliert, der Bundesgerichtshof hat die Entscheidung als rechtsfehlerfrei bestätigt. Die Messlatte liegt hoch.

Nach der Frist verlieren Sie mehr als die Nachzahlung

Die Sache ist die. Die Ausschlussfrist wirkt nur in eine Richtung. In der Gesetzesbegründung steht der Satz unmissverständlich. „Die Ausschlussfrist des Absatzes 3 Satz 3 gilt nicht für Rückzahlungsansprüche des Mieters gegen den Vermieter wegen überzahlter Nebenkosten."

Ihr Anspruch erlischt. Seiner bleibt.

Wie es dann weitergeht, beschreibt dieselbe Drucksache. „Fehlt es hingegen schon an der Abrechnung, muss der Mieter zunächst auf Rechnungslegung klagen und kann anschließend Rückzahlung des überzahlten Betrages verlangen." Eine zweite Folge steht direkt dahinter, „Außerdem steht ihm bis zur ordnungsgemäßen Abrechnung ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich zukünftiger Nebenkostenvorauszahlungen zu."

Lesen Sie den letzten Satz zweimal. Solange nicht ordnungsgemäß abgerechnet ist, darf der Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten. Bei mehreren betroffenen Mietverhältnissen in einem Objekt wird daraus ein Liquiditätsproblem. Die Rechnung des Versorgers kommt trotzdem.

Die Abrechnungspflicht verschwindet mit dem Fristablauf nicht. Der Anspruch des Mieters unterliegt der regelmäßigen dreijährigen Verjährung nach § 195 BGB.

Eine verspätete Abrechnung ist also nicht das Ende der Arbeit. Sie ist dieselbe Arbeit ohne Ertrag.

Woran es in der Praxis scheitert

Was bedeutet das konkret? Die Frist reißt selten in der Buchhaltung. Sie reißt im Posteingang.

Belege kommen spät, Positionen sind unklar, eine Rückfrage bleibt liegen. Im November ist der Vorgang dann nicht abrechnungsreif. Daraus folgen drei Konsequenzen.

• Ziehen Sie den Stichtag für Dienstleisterrechnungen vertraglich nach vorne, statt die Belege erst im Januar einzusammeln
• Fassen Sie schriftlich nach und heben Sie das auf, denn genau dieses Nachfassen trägt später die konkrete Darlegung nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs
• Rechnen Sie im Zweifel mit den vorliegenden Zahlen ab, denn eine Teilabrechnung schulden Sie ohnehin nicht

Der zweite Punkt wird am meisten unterschätzt. Eine E-Mail vom 12. Oktober an den Heizkostendienst ist ein Beleg. Eine Erinnerung im Kopf ist keiner.

Hier können wir beitragen. Sämtliche Pflegeeinsätze, eingesetzte Materialien und Arbeitszeiten werden von unserem Team digital über PlanD protokolliert. Sie erhalten lückenlose Nachweise, die Sie direkt für Ihre Nebenkostenabrechnung und Eigentümerberichte verwenden können. Wir sind seit 2016 inhabergeführt in München und betreuen über 50 Wohnanlagen und Gewerbeobjekte.

Die Grenze bleibt klar. Wir liefern die Nachweise für unsere eigenen Leistungen. Die Abrechnung selbst und ihre rechtzeitige Zustellung bleiben Sache der Verwaltung. Ob eine Position umlagefähig ist, entscheidet sich an Ihrem Mietvertrag.

Weiterführende Inhalte

• Objektbetreuung – alle Leistungen eines Objekts in einer Abrechnung
• Grünanlagenpflege – Einsätze und Materialien je Objekt dokumentiert
• Straßenreinigung – fester Turnus als nachvollziehbare Position

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Eine Betriebskostenabrechnung ist nur so pünktlich wie die Belege, auf denen sie steht. Für Objektbetreuung, Grünanlagenpflege und Straßenreinigung liefern wir die Einsatznachweise digital über PlanD, nach Objekt sortiert und abrechnungsfertig. Unser Google-Profil steht bei 5,0 Sternen aus 66 Rezensionen. Sagen Sie uns, um welches Objekt es geht, telefonisch unter 01523 3948944 oder per E-Mail an info@bkb-services.de. Jetzt Einsatznachweise anfragen.